Lo sappiamo tutti ormai, in Italia esiste una percentuale di analfabetismo funzionale del 47%, percentuale che alcuni dicono arrivi anche al 70 e questo può essere sicuramente fonte di frustrazione, perché se parli o scrivi correttamente un concetto o una richiesta semplice, quel 47% non lo comprende (anche se crede di averlo compreso). È un male che ci affligge tutti quanti, direttamente e non.

Tuttavia a volte anche tra persone intelligenti ci si trova ad avere incomprensioni, in particolare ho notato che esiste una stretta correlazione tra incomprensioni e tecnici che hanno preso posti di responsabilità in azienda, come CTO o simili.

Qual è il motivo di queste incomprensioni?

La risposta breve è: non fanno tutto il possibile per farsi comprendere.

Ti racconto questo fatto capitato giusto ieri. Mi è arrivata una richiesta da una importante azienda con cui lavoriamo, che mi chiede sostanzialmente di mettere mano ad un documento di specifiche iniziali. Tralasciamo il fatto che la richiesta è avvenuta poche ore prima con scadenza per il giorno stesso, facciamo finta che questa sia una cosa normale che non faccia malissimo al metodo di lavoro e quindi ai risultati.

Sta di fatto che la richiesta era di “integrare” il documento e nulla più. Immagina la scena: vado quindi ad aprire il documento, mi aspetto di trovare una serie di domande alle quali rispondere e invece… non trovo assolutamente niente.

A quel punto il mio cervello va un attimo in crisi. Non riesco ad identificare perfettamente la richiesta e capisco che dovrò fare uno sforzo enorme per capire cosa vuole integrare.

So cosa stai pensando: basta chiedere a lui cosa intende con “integra” e la chiudiamo li.

Purtroppo non è possibile questa cosa (immagina che il lavoro è stato chiesto per la sera e ho cominciato a lavorarci alle 22.30).

Immagina quindi la mia difficoltà, a metà tra “adesso gli dico che non ho capito niente e si attacca, che mi avrebbe magari fatto passare per uno che non capisce una mazza” e “cerco di capire e mi sforzo tantissimo, scervellandomi su cosa vuole”.

Questo tipo di richieste non tutti sono in grado di affrontarle. Anzi, direi quasi nessuno, se dovessi guardare alla mia personale esperienza con i colleghi. Infatti, quando le richieste di questo genere vengono fatte, le persone che le ricevono tendenzialmente le ignorano. Il processo mentale che sta dietro questo problema è:

  1. mi aspetto di ricevere una richiesta precisa
  2. ricevo qualcosa che non ho capito
  3. metto in coda questa cosa
  4. probabilmente questa roba va a morire nel tempo

Tradotto: nessuno consegna mai questo task. Un task mal formulato e poco comprensibile verrà svolto male nella migliore delle ipotesi, non viene svolto nella peggiore. Bisogna tenere presente che “mal formulato” non significa necessariamente:

  • contentente errori gramamticali
  • linguaggio impreciso

ma anche:

  • frasi troppo brevi
  • spiegazioni con riferimenti a cose NON scritte
  • riferimento a cose non rintracciabili facilmente (per e-mail, messaggio, altro..)

La chiave qual è?

Mettersi nei panni dell’altra persona o di noi stessi che leggiamo la richiesta tra sei mesi e chiedersi:

“Riuscirei a capire questo messaggio tra sei mesi, oppure ci sono dei riferimenti a fatti che ricordo solo ora, perchè sono freschi nella mia mente ma che non ricorderei dopo?”

Risolvi questo punto e improvvisamente, come per magia, le persone cominceranno a fare quello che chiedi.